فرم ثبت انبار کالا
انبار گردانی و حساب و کتاب و شمارش کالاهای موجود در فروشگاه یکی از مهمترین کار در حسابداری می باشد .بعضی ها این قسمت را نادیده می گیرند و فکر می کنند همین که حساب و کتاب پول های خود را داشته باشند کافی است.اما باید بدانید گم شدن یک یا دو قلم جنس در فروشگاه چنان ضرری به فروشگاه میزند که در برخی مواقع جبران ناپذیر است و با گذشت زمان ناپدید شدن اجناس یا نداشتن شمارش آنها و محل نگهداری آنها باعث پسرفت فروشگاه و عدم سودآوری می گردد.
یک حسابدار خوب باید تعداد دقیق اجناس خود را داشته باشد و موجودی دقیق آنها را بداند.
در حسابداری تعداد موجودی یک کالا با تعداد موجودی آن در انبار باید یکی باشد و اختلاف انبار نباید داشته باشیم.
اغلب اختلاف انبارها بخاطر این است که کالاها را درست ثبت و ضبط نمی کنیم.
برای داشتن یک گردش انبار خوب و روتین باید برای هر کالایی که از فروشگاه خارج میشود (فروش می رود) فاکتور فروش بزنیم .نرم افزار با زدن فاکتور فروش موجودی این کالا را از انبار کم می کند.
برای هر کالایی که وارد فروشگاه می شود نیز باید فاکتور خرید بزنیم .نرم افزار مقدار موجودی این کالا را با فاکتور خرید به انبار اضاف می کند.
همچنین یکی از مهمترین کارها برگشت از فروش و برگشت از خرید است
برای داشتن انباری دقیق و انبار داری حرفه ای نیاز است که برای کالاهایی که توسط مشتری برگشت داده می شود و اصطلاحا پس می گیریم فاکتور برگشت از فروش بزنیم .با این کار موجودی کالا به انبار بر می گردد.
همچنین کالاهایی که برای فروشندگان عمده پس می فرستیم برگشت از خرید می زنیم .با این کار موجودی برگشت خورده از انبار کم می شود.
اگر بتوانید مرتبا فاکتورهای چهارگانه خرید،فروش،برگشت از خرید،برگشت از فروش چک کنید و درست ثبت کنید می توان گفت که شما در انبارگردانی موفق می شوید.
یکی از کارهای وقت گیر اما لازم و ضروری در اول دوره ثبت موجودی اجناس و کالاها می باشد .
موقعی که تازه فروشگاه باز کرده اید و تازه حسابداری نصب کرده اید اولین کار شمارش اجناس مغازه می باشد.
همه جنس ها را گروهبندی کنید و تعداد موجودی آنها را بشمارید و بعنوان موجودی اول دوره وارد کنید.
گروهبندی دقیق کالاها و شمارش آنها باعث می شود که بعدها در زدن فاکتور و انبارگردانی راحت باشید.
کسانی که انبار ندارند اولین انبار آنها خود اجناس مغازه می باشد که بطور پیش فرض می توان انبار اصلی نامید.
گاهی فروشگاههای بزرگ علاوه بر اجناس مغازه اجناس در انبارهای جداگانه دارند
نرم افزار سوفیا از حالت چند انباری به تعداد نامحدود پشتیبانی می کند
روش ثبت انبارها:
مانند سایر فرم ها ابتدا فیلدهای نام انبار ،آدرس،تلفن و مسئول انبار را پر کنید و روی دکمه ثبت کلیک کنید
همانطور که گفتیم ممکن است انبار در کنار مغازه نباشد یا در مکان و خیابان دیگری باشد برای همین است که اطلاعات آدرس و تلفن نیز آمده است. اگر تنها انبار شما همان اجناس مغازه است نیازی به پر کردن آدرس و تلفن و مسئول انبار نیست بلکه فقط نام انبار را انبار 1 یا انبار فروشگاه ثبت کنید.

اگر تنها موجودی شما همان اجناس و کالاهای مغازه است که یک انبار با نام انبار فروشگاه تعریف می کنید و این انبار می شود انبار اصلی شما
هر کالایی که فروش می رود از این انبار کم می شود و هر کالایی که خریداری می شود وارد این انبار می گردد و شما مرتبا در حسابداری با همین تک انبار سرو کار دارید.
اما اگر نیاز به چند انبار دارید می بایست تعداد بیشتری انبار تعریف کنید
تعداد انبار بیشتر نیازمند خریداری انبار و امکان ثبت آن می باشد چون در حسابداری انبار اول رایگان بوده ولی انبارهای بعدی پولی می باشد و باید امکان اضاف کردن آن به حسابداری را خریداری کنید.
برای اینکار به پشتیبانی سایت پیام دهید تا تعداد انبارهای مجاز شما را بیشتر کند.
در حالت عادی تعداد انبارهای مجاز هر فروشگاه یک عدد می باشد
اصلاح کالا:
در مورد اصلاح یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.
حذف کالا:
در مورد حذف یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.
پیمایش و جستجو:
در مورد جستجو و پیمایش یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.

تعریف گروه کالا
ما کالا های با خصوصیات مشابه را در یک گروه قرار می دهیم تا بطور گروهی بتوانیم این خصوصیات را عوض کنیم مثال می خواهیم قیمت فروش همه خانواده چسب ها را به صورت گروهی تغییر دهیم. کافیست قیمت فروش گروه آنها را تغییر دهیم بطور خود کار برنامه قیمت فروش تمام کالاهایی که جزو آن گروه است عوض می کند بدون اینکه بخواهیم تک تک آنها بطور دستی عوض کنیم.
در این جا تمام چسب ها قیمتش عوض می شود.
مفهوم گروه: ما هر کالایی که از آن نمونه چند نوع داریم گروه بندی می کنیم. مثلا ما چند نمونه چسب در بازار داریم 1-چسب برق 2- چسب نواری دو سانتی 3-چسب نواری پنج سانتی 4- چسب دوقلو 5- چسب مایع و ... همه اینها جزو خانواده چسب ها هستند بنابراین یک گروه به نام چسب تعریف می کنیم و همه اینها را در این گروه قرار می دهیم.
در فرم گروه ما وظیفه داریم قبل از آنکه فروشگاهمان را راه اندازی کنیم و از نرم افزار استفاده کنیم تمامی کالاهای موجود در فروشگاه را گروهبندی کرده و مقدار و تعداد هر کالا را دقیقا شمارش کنیم و روی کاغذی یادداشت کنیم به این کار می گویند انبار گردانی و محاسبه انبار کالا .
هرچه گروه ها خوب تفکیک و ریز تر بشوند بهتر است . مثال اگر گروهی به نام وسایل برقی تعریف کنیم خب این گروه بسیار کلی است و چندان تعریف مناسبی نیست.چون اکثر وسایل برقی است.پس بهتر است مثلا یک گروه بگذاریم لامپ کم مصرف آنوقت تمامی لامپ های کم مصرف در این گروه قرار دهیم و یک گروه دیگر بگذاریم سیم و تمامی سیم ها در این گروه قرار دهیم سیم برق با کابل فرق دارد بنابراین برای کابل گروه جداگانه باید تعریف کرد.مثلا در یک فروشگاه مواد غذایی گروه کنسرو مناسب نیست چون این گروه کلی است و خیلی کالاها شامل آن می شود بهتر است بیشتر تفکیک کنیم مثلا گروه تن ماهی که انواع تن ها را شامل می شود.

فرم گروه کالا دو فیلد دارد. 1-کد یا شماره گروه 2- نام گروه
شماره یا کد گروه توسط نرم افزار تولید می شود و نیازی به پر کردن آن نیست.
وقتی مکان نما درون خانه یا فیلد نام گروه قرار دارد این فیلد را با داده مناسب پر کرده و دکمه اینتر بزنید. مکان نما به دکمه ثبت انتقال می یابد و لبه دور این دکمه آبی رنگ می شود. و آنوقت اینتر بعدی به منظله فشردن دکمه می باشد و اولین گروه کالا را ثبت می کند.
عبارت نشان از ثبت موفق اولین گروه کالا را دارد .اولین گروه که تعریف کردید در جدول نمایش داده می شود و شما می توانید آن را ببینید.
دقت کنید ردیف ها به ترتیب از یک شروع شود تا به آخر مکان نما دوباره به فیلد (خانه) نام گروه انتقال یافته و آماده می شود که شما گروه بعدی را وارد کنید پس از وارد کردن گروه بعدی پشت سر هم دو تا اینتر بزنید تا دومین گروه نیز ثبت بشود.
بدین ترتیب شما می توانید تمامی گروه های خود را در جدول وارد کنید. و شماره گروه یکی به جلو میرود .اگر قبلا گروهی را از میان گروه ها حذف کرده باشید ابتدا جای خالی این گروه پر می شود و بعد به شماره یکی بعد از آخرین شماره می رود.

توجه مهم : در صورتی که گروهی را حذف کنید که برای آن جزئیاتی ثبت کرده اید آن گروه با جزئیات آن حذف می شود.
از همین فرم می توان به فرم ثبت کالا که همان جزئیات و زیر گرو هها می باشد پرش کرد. همیشه برای پرش از یک خانه به خانه دیگر از اینتر استفاده کنید.

اصلاح گروه: برای اصلاح همیشه سه گام وجود دارد 1-انتخاب 2- تغییر 3- کلیک کردن آیکن اصلاح این گام ها را به ترتیب انجام دهید. به عنوان مثال فرض کنید می خواهید نام گروه دوم را تغییر دهید 1- ابتدا روی نام گروه مورد نظر در جدول کلیک کنید تا درون فیلد نام گروه بالا قرار گیرد

2-سپس نام گروه سیم را به نام مورد نظر تغییر دهید مثلا سیم برق 3- در مرحله آخر بعد از تغییرات روی آیکن اصلاح کلیک کنید. پیام زیر نمایش داده می شود.

عبارت نشان از تغییر موفق گروه دارد و شما توانسته اید گروه را اصلاح کنید .بقیه فیلد های گروه را نیز می توانید به همین طریق تغییر دهید و سپس با کلیک روی آیکن اصلاح آنها را اصلاح کنید.
حذف گروه : برای حذف دو گام وجود دارد 1-انتخاب 2-کلیک روی آیکن حذف توجه در اینجا عمل حذف کل فیلدها را که مجموعا یک رکورد نامیده می شود حذف می کند


1- ابتدا بر روی نام گروه در جدول کلیک کنید تا انتخاب شود سپس آیکن را کلیک کنید.

عبارت نشان از حذف موفق گروه کالا را دارد.
توجه : هر کالا که ثبت می کنید حتما باید یک گروه داشته باشد بعضی از کالا ها که تک نمونه هستند و گروه ندارند خودشان گروه خودشان هستند. مثال : نام گروه: تفلون نام کالا :تفلون
توجه: اگر گروهی را حذف کنید کلیه کالا های موجود در گروه و فاکتورهای وابسته به این گروه حذف می شوند.
دکمه جدید فرم را پاک می کند .
پیمایش و جستجو:

در این فرم می توان بر حسب کد گروه یا نام گروه جستجو انجام داد کافیست اولین حرف را وارد کنید تا تمامی اسامی که آن حرف در آن وجود دارد در جدول نشان داه شود.

برای رفتن سریع به رکورد مورد نظر می توان کد آن را در وارد کرده و سپس اینتر زده تا این گروه در جدول نمایش دهد.



دکمه های جلو عقب اولین آخرین درون رکورد های جدول می توانیم حرکت کنیم و جدول را پیمایش کنیم.

ثبت کالا
پس از اینکه کالا ها را در انبار شمارش کردیم و خوب گروهبندی کردیم نوبت به ثبت آنها میرسد.برای گروهبندی به راهنما در فرم گروه کالا مراجعه کنید. برای ثبت کالا ابتدا مکان نما در فیلد(خانه) کد گروه قرار دارد با زدن اینتر لیستی از گروه های کالا باز می شود.
یا می توانید بجای زدن اینتر در فیلد کد گروه روی دکمه کلیک کنید تا لیست گروه کالا نمایش داده شود. و از لیست گروه مناسب را انتخاب کنید تا کالایی که تعریف می کنید جزو آن گروه شود.

می توانید روی گروه در فرم رویی دابل کلیک کنید یا با کلید های جهتی صفحه کلید روی آن بروید و سپس با زدن اینتر آن را انتخاب کنید و به فرم اصلی بر می گردید.

مکان نما یک خانه به جلو رفته و در فیلد نام کالا قرار می گیرد و آماده می شود که شما نام کالا مورد نظر وارد کنید.می خواهیم از خانواده چسب ها در این مثال یک قلم کالا تعریف کنیم .نام کالا را چسب برق وارد کرده و اینتر می زنیم تا به خانه بعدی برویم.

اگر در فرم تنظیمات برنامه تیک زده باشید(شکل پایین) فقط کافی است کلمه 'برق' بدون نوشتن نام گروه بنویسید .نرم افزار نام گروه را به نام کالا می چسباند.

نام کالا را برق نوشته و اینتر می زنیم.
مدل کالا را می توانید خالی بگذارید و با زدن اینتر رد می شویم مکان نما روی دکمه ثبت واحد کالا قرار می گیرد .با زدن اینتر فرم ثبت واحد برای کالا باز می شود. در آنجا یک یا چند واحد برای کالای مورد نظر ثبت می کنیم و به فرم ثبت کالا باز می گردیم.

نکته: نرم افزار سوفیا از سیستم چند واحده پشتیبانی میکند و شما می توانید برای یک کالا بیش از یک واحد تعریف کرده و با هر کدام خرید و فروش کنید. مثال سیم جوش به کارتن بخریم و به عدد بفروشیم.
شکر به کیلو بخریم به گرم بفروشیم یا برعکس.یا میخ هم به عدد بفروشیم ،هم به بسته و هم کیلویی بفروشیم.
توجه: در نرم افزار سوفیا شما ابتدا کالا را به صورت تک واحدی ثبت می کنید مثلا واحد کالا را عدد تعریف کرده و ثبت می کنیم .بعدا در صورت نیاز به واحد های دیگر برای این کالا می توانیم دکمه لیست را زده وارد فرم انتخاب واحد های بیشتر برای کالا شده و واحد های دیگری را ثبت کنیم.

فرق روش قبل با روش جدید این است که در روش جدید برای ثبت کالاهای تک واحدی نیازی به مراجعه به فرم دیگر نیست ولی در روش قدیم افرادی که فقط تک واحده کار می کردند هم می بایست وارد فرم دوم یعنی فرم تعریف واحد های بیشتر می شدند و همان یک واحد را در آنجا ثبت می کردند.
در فرم ثبت واحد کالا ابتدا اولین واحد را ثبت کرده و بعد واحد بعدی و الی آخر و بعد از فرم خارج می شویم.


ما به عدد ثبت کردیم حالا ما می خواهیم به بسته هم بفروشیم .ابتدا باید معلوم کنیم در هر بسته از چسب برق چند عدد چسب وجود دارد.بفرض مثال اگر محتوی هر بسته 12 عددی باشد بدین صورت وارد می کنیم.

قیمت یک بسته 30000 ریال است و ما با سود 30 درصد می فروشیم یعنی قیمت فروش یک بسته چسب برق 39000 ریال می باشد.
توجه مهم:حتما باید فیلد تعداد در واحد را پر کنیم وگرنه نرم افزار درست نمی تواند محاسبه کند.
رکورد بسته در جدول نمایش داده می شود.

توجه: برای کالاهای تک واحده که فقط واحد کالا 'عدد' تعریف می کنید فیلد 'تعداد در واحد' همیشه 1 می باشد.
حال تاکنون ما برای این کالا (چسب برق) دو واحد ثبت کرده ایم یکی عدد و یکی بسته حالا فرم ثبت واحد کالا را می بندیم تا به فرم ثبت کالا بر گردیم و کار را ادامه دهیم. با کلید F6 یا کلید از صفحه کلید فرم را می بندیم.
مکان نما به فیلد موجودی اولیه منتقل می شود و آماده دریافت مقدار از طرف ما می شود.

در قسمت فرم گروه کالا گفتیم که قبل از هر کار باید کالاها را شمارش کنیم و در فیلد موجودی اولیه بنویسیم .با این کار نرم افزار می فهمد که از این کالا چقدر در انبار داریم. بطور مثال فرض می کنیم که تعداد چسب برق ها در انبار هزار عدد می باشد .و اینطوری وارد می کنیم .

با اینتر به فیلد (خانه) بعدی می رویم 'تعداد هشدار موجودی' را با بیست پر کرده ایم .یعنی به محض اینکه تعداد موجودی انبار به بیست رسید نرم افزار به ما خبر دهد تا دوباره از این کالا سفارش داده و خرید کنیم.
در مرحله آخر مکان نما به دکمه ثبت می رسد و رنگ دور لبه آن آبی می شود. با کلیک این دکمه یا فشردن اینتر کالا مورد نظر ثبت می شود و کار ما به پایان می رسد.
کالاهای بعدی را هم به همین ترتیب ثبت می کنیم.

عبارت نشان از ثبت موفق کالا دارد.
اصلاح کالا: در مورد اصلاح یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.
حذف کالا: در مورد حذف یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.
پیمایش و جستجو: در مورد جستجو و پیمایش یک رکورد در فرم گروه کالا و گروه اشخاص مفصلا توضیح داده شد.

ثبت خرید کالا اول دوره/تعیین قیمت کالاها
پس از ثبت یک کالا اولین کاری که باید انجام دهید تعیین قیمت برای آن کالا می باشد .اگر برای کالا تعیین قیمت نکنید نمی توانید آن کالا را بفروشید.
برای تعیین قیمت یک کالا باید به فرم ثبت خرید کالا اول دوره/تعیین قیمت کالا مراجعه بکنید.

فرق فرم ثبت کالا با این فرم در این است که در فرم ثبت کالا فقط نام کالا و مکان آن در فروشگاه را تعیین می کنید و سایر خصوصیات کالا از جمله قیمت ها و موجودی اولیه باید در این فرم ثبت کنید.
تفاوت فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه با فرم فاکتور خرید در چیست؟
در فرم فاکتور خرید انتخاب فروشنده دارد و با زدن فاکتور درست است که کالا ثبت می شود و موجودی خریداری شده به انبار اضاف می شود ولی از طرف دیگر فروشگاه ما به فروشنده بدهکار می شود بعضی کالا ها هستند که فروشنده ندارند و از قبل داشتیم یا همان موجودی اولیه هستند این کالاها را نباید برای آن فاکتور خرید زد و باید در این فرم ثبت شوند تا بدون اینکه فروشگاه بدهکار شود موجودی کالا به انبار اضافه شود و در لیست برای فروش قرار بگیرد
فاکتور خرید برای خرید ثانویه و خریدهای بعدی است که فروشنده دارند
همچنین اگر که درست انبارداری نکردیم و کالا در مغازه موجودی دارد اما در حسابداری موجودی ندارد باز می توانیم از طریق این فرم موجودی کمبود را به انبار اضاف کنیم.
توجه:در این فرم باید با کلید tab از صفحه کلید بین باکس ها جابجا شویم بدین صورت که پس از پر کردن اولین باکس کلید tab را می زنیم تا به باکس بعدی برویم .اگر با این کلید راحت نیستید می توانید دکمه Enter از صفحه کلید را بزنید
توجه:در باکس موجودی اولیه پس از تایپ تعداد موجودی این کالا برای محاسبه خودکار قیمت ها موقعی که در این خانه یا باکس هستید حتما کلید tab یا Enter از صفحه کلید را بزنید تا قیمت ها بروزرسانی و محاسبه بشوند
برای تعیین قیمت یک کالای ریالی پس از ثبت نام کالا در فرم ثبت کالا به فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه (ریالی) مراجعه می کنیم ابتدا کالایی که ثبت کرده ایم را انتخاب می کنیم بدین صورت که اگر کد کالا به یاد داریم در باکس کد کالا وارد می کنیم و دکمه اینتر از صفحه کلید میزنیم تا اسم کالا نرم افزار بطور خودکار بنویسد اما اگر کد را نداریم با زدن این دکمه وارد لیست اتخاب کالا میشویم و روی کالا کلیک می کنیم تا انتخاب شود حال می رسیم به واحد کالا اگر کالا تک واحدی باشد که نیازی به انتخاب واحد نیست چون بطور پیش فرض همان واحد توسط نرم افزار انتخاب می شود . اما اگر کالا چند واحدی باشد باید واحدی که قرار است برای آن قیمت تعیین کنیم را از لیست انتخاب کنیم

پس از انتخاب واحد مناسب برای آن واحد قیمت فروش و قیمت خرید و قیمت همکار و قیمت چکی پر می کنیم. توجه کنید قیمت همکار و چکی اختیاری است و فقط برای یادآوری شما هنگام فروش است و اگر نخواهید می توانید مقدار آن را صفر(0) بگذارید.
هرگاه قیمت خرید را پر کردید مانند مثال در عکس شما می توانید با تعیین درصد به نرم افزار بگویید که چقدر بفروشد.
بعنوان مثال 20 درصد یعنی نرم افزار 20 در صد از قیمت خرید را محاسبه و به قیمت خرید اضافه می کند و در فیلد قیمت فروش قرار می دهد. اگر نمی خواهید به درصد حساب شود این فیلد را صفر (0) بگذارید پس از پر کردن تمام فیلدها با زدن دکمه اینتر و یا با زدن کلید F5 از صفحه کلید یا کلیک بر روی این دکمه قیمت کالا ثبت می شود.
پس از ثبت قیمت کالا در این فرم آنوقت شما می توانید این کالا را در فاکتور فروش به مشتری بفروشید
ثبت واحد های بیشتر
برای ثبت واحد های بیشتر برای کالا پس از انتخاب کالا در این فرم روی این گزینه کلیک می کنیم تا به فرم تعیین واحد برویم و در آنجا یک واحد دیگر به کالا اضاف می کنیم .

توضیحات بیشتر را در فرم تعیین واحد کالا ببینید.
همچنین برای تعیین واحد بیشتر برای کالا می توانید مستقیم از منو برنامه اقدام کنید.

اصلاح قیمت های کالا:
برای اصلاح موجودی اولیه و قیمت های یک کالا آن را از جدول پایین با کلیک روی کالا انتخاب می کنیم.با انتخاب کالا فیلدهای بالا با اطلاعات قبلی پر می شود .حال هر فیلد که می خواهیم را با داده های جدید پر می کنیم و پس از پر کردن داده های جدید روی آیکن اصلاح

کلیک می کنیم با این کار داده های جدید به جای داده های قبلی می نشیند و قیمت ها اصلاح می شود. هر فیلدی که نمی خواهید ویرایش کنید را با داده های قبلی رها کنیدو تغییر ندهید.

حذف قیمت ها
این کار مرسوم نمی باشد چون حتما یک کالا باید قیمت اولیه ای داشته باشد اما اگر بنابر دلایلی خواستید برای یک کالا قیمت ها را حذف کنید ابتدا کالا را با کلیک بر روی نام کالا در جدول انتخاب کنید تا کد کالا در باکس بنشیند سپس از دکمه استفاده کنید و با کلیک روی آن قیمت کالا حذف می گردد.
توجه کنید اگر برای کالا فاکتوری ثبت کرده باشید دیگر نمی توانید آن کالا یا قیمت های آن را حذف کنید چون این اطلاعات در فاکتور استفاده شده.مگر اینکه کلیه فاکتورهایی که آن کالا در او بوده را حذف کنید که کالا هیچ وابستگی نداشته باشد سپس بیایید و کالا یا قیمت آن را حذف کنید.
تا اینجا تعیین قیمت مربوط به اول دوره بود یعنی زمانی که تازه حسابداری نصب کرده اید یا تازه فروشگاه زده اید.
مواقعی که قیمت تغییر می کند دیگر نیازی نیست که قیمت های اولیه را دستکاری کنیم و نیازی به تغییر نیست. در این حالت با زدن فاکتور خرید و قیمت های جدید هنگام فاکتور زنی تعیین قیمت می کنیم که در فرم فاکتور خرید مفصل توضیح می دهیم.
توجه کنید ثبت قیمت درفرم اول دوره فقط یکبار و موقع شروع حسابداری اتفاق می افتد و دیگر کاری به این فرم نداریم.در صورت تغییر قیمت از روش ها و فرم های دیگر باید اقدام کنید که در آینده مبحث توضیح می دهیم.
از داده های قیمت در فرم فاکتور فروش استفاده می شود

موقع ثبت موجودی اول دوره در این فرم موجودی انبار شارژ می شود.این یکی از راههای بالا بردن موجودی انبار برای آن کالاست. برای افزایش موجودی یک کالا می توانیم از فرم خرید کالا استفاده کنیم و موجودی جدیدی را به کالا در انبار اضافه کنیم.
توجه اگر فروشگاه شما تک انباری باشد که نیاز به کار خاصی نیست و کالا وارد همان تک انبار می شود ولی اگر دو انبار یا بیشتر داشته باشید قبل از تعیین قیمت باید انبار را هم انتخاب کنید و دقیقا به نرم افزار بگویید که این کالایی که انتخاب کرده اید مربوط به کدام انبار می باشد.
در فرم تنظیمات نرم افزار می توانید حالت چند انباری را فعال کنید
در تعیین قیمت فروش کالا دقت کنید چون از آن در فاکتور فروش استفاده می شود اشتباه در ثبت قیمت باعث ضرر می شود.همچنین در شمارش موجودی کالا دقت کنید چون اشتباه در ثبت موجودی بعد ها باعث به هم ریختگی انبار می شود و نمی توانید اشتباهتان را پیدا کنید.
توجه کنید که نرم افزار کالای با موجودی صفر یا منفی را نمی فروشد پس حتما باید کالا در انبار موجودی داشته باشد یا دوباره موجودی این کالا را شارژ کنید.
برای شارژ موجودی کالا بدون فروشنده از همین فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه استفاده می شود و کالاهایی که فروشنده دارند هم از فرم فاکتور خرید استفاده می کنیم

ثبت خرید کالا اول دوره/تعیین قیمت کالاها ارزی به دلار ،یورو،درهم و غیره
جهت ثبت کالاهایی که بصورت ارزی می خرید مثل دلار ،یورو یا درهم شما باید از این فرم جهت ثبت کالای خود استفاده کنید با این فرم به حسابداری می گویید که کالا بصورت ارزی خریداری شده و مقدار موجودی اولیه و قیمت خرید آن را وارد می کنید حسابداری بر اساس نرخ همان ارز قیمت های ریالی را محاسبه و تولید می کند
برای تعیین قیمت یک کالا ارزی باید به فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه (ارزی) مراجعه بکنید.

فرق فرم ثبت کالا با این فرم در این است که در فرم ثبت کالا فقط نام کالا و مکان آن در فروشگاه را تعیین می کنید و سایر خصوصیات کالا از جمله قیمت ها و موجودی اولیه باید در این فرم ثبت کنید.
تفاوت فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه با فرم فاکتور خرید در چیست؟
در فرم فاکتور خرید انتخاب فروشنده دارد و با زدن فاکتور درست است که کالا ثبت می شود و موجودی خریداری شده به انبار اضاف می شود ولی از طرف دیگر فروشگاه ما به فروشنده بدهکار می شود بعضی کالا ها هستند که فروشنده ندارند و از قبل داشتیم یا همان موجودی اولیه هستند این کالاها را نباید برای آن فاکتور خرید زد و باید در این فرم ثبت شوند تا بدون اینکه فروشگاه بدهکار شود موجودی کالا به انبار اضافه شود و در لیست برای فروش قرار بگیرد
فاکتور خرید برای خرید ثانویه و خریدهای بعدی است که فروشنده دارند
همچنین اگر که درست انبارداری نکردیم و کالا در مغازه موجودی دارد اما در حسابداری موجودی ندارد باز می توانیم از طریق این فرم موجودی کمبود را به انبار اضاف کنیم.
توجه:در این فرم باید با کلید tab از صفحه کلید بین باکس ها جابجا شویم بدین صورت که پس از پر کردن اولین باکس کلید tab را می زنیم تا به باکس بعدی برویم .اگر با این کلید راحت نیستید می توانید دکمه Enter از صفحه کلید را بزنید
توجه:در باکس موجودی اولیه پس از تایپ تعداد موجودی این کالا برای محاسبه خودکار قیمت ها موقعی که در این خانه یا باکس هستید حتما کلید tab یا Enter از صفحه کلید را بزنید تا قیمت ها بروزرسانی و محاسبه بشوند
برای تعیین قیمت یک کالا پس از ثبت نام کالا در فرم ثبت کالا به فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه (ارزی) مراجعه می کنیم ابتدا کالایی که ثبت کرده ایم را انتخاب می کنیم بدین صورت که اگر کد کالا به یاد داریم در باکس کد کالا وارد می کنیم و دکمه اینتر از صفحه کلید میزنیم تا اسم کالا نرم افزار بطور خودکار بنویسد اما اگر کد را نداریم با زدن این دکمه وارد لیست اتخاب کالا میشویم و روی کالا کلیک می کنیم تا انتخاب شود حال می رسیم به واحد کالا اگر کالا تک واحدی باشد که نیازی به انتخاب واحد نیست چون بطور پیش فرض همان واحد توسط نرم افزار انتخاب می شود . اما اگر کالا چند واحدی باشد باید واحدی که قرار است برای آن قیمت تعیین کنیم را از لیست انتخاب کنیم

پس از انتخاب کالا و واحد آن نوبت به اصل کار یعنی قیمت ارزی می رسیم
توجه کنید که برای هر واحد باید جداگانه قیمت گذاری کنیم اگر کالا دو واحد دارد برای هر دو واحد باید قیمت تعیین کنیم
فرض کنید 3000 عدد از یک نوع چسب هر عدد 2 دلار خریداری کرده ایم بیایید این را ثبت کنیم
از منو کشویی انتخاب ارز دلار را انتخاب می کنیم نرم افزار نرخ ارز نسبت به ریال نشان می دهد فرض کنید هر دلار 2000 ریال باشد پس قیمت خرید اولیه هر چسب 2*2000 = 4000 ریال می باشد پس از پر کردن قیمت ارزی با دکمه اینتر و یا تب از صفحه کلید به باکس درصد سود (فروش ریالی) میرسیم این باکس را با درصد مناسب پر کنید می توانید از عدد اعشاری هم استفاده کنید برای تعیین دقیق درصد همچنین ماشین حساب اختصاصی در بالا برای این کار وجود دارد پس از اینکه درصد مناسب فروش بدست آوردید پس از تایپ عدد در این باکس با دکمه اینتر یا تب به باکس بعدی یعنی درصد سود (همکار ریالی) بروید این باکس نیز با درصد مناسب پر کنید و به سراغ باکس بعدی بروید درصد سود (چکی ریالی) این باکس هم با عدد مناسب پر کنید با زدن دکمه تب یا اینتر به باکس بعدی یعنی موجودی اولیه بروید در اینجا ما 3000 بسته چسب خریداری کرده بودیم پس عدد این باکس 3000 می شود در اینجا دقت کنید بعد از پر کردن تعداد باید حتما Enter یا tab از صفحه کلید را بزنید تا بر اساس قیمت کالا به دلار که همان 2 دلار بود سایر قیمت های ریالی توسط نرم افزار محاسبه و باکس های مربوطه پر شود با زدن اینتر یا تب به دکمه ثبت می روید با اینتر یا کلیک ماوس روی دکمه ثبت کالا ثبت می شود و کار شما تمام می شود توجه کنید قیمت همکار و چکی اختیاری است و فقط برای یادآوری شما هنگام فروش است و اگر نخواهید می توانید مقدار آن را صفر(0) بگذارید.
اصلاح قیمت های کالا:
برای اصلاح موجودی اولیه و قیمت های یک کالا آن را از جدول پایین با کلیک روی کالا انتخاب می کنیم.با انتخاب کالا فیلدهای بالا با اطلاعات قبلی پر می شود .حال هر فیلد که می خواهیم را با داده های جدید پر می کنیم و پس از پر کردن داده های جدید روی آیکن اصلاح

کلیک می کنیم با این کار داده های جدید به جای داده های قبلی می نشیند و قیمت ها اصلاح می شود. هر فیلدی که نمی خواهید ویرایش کنید را با داده های قبلی رها کنیدو تغییر ندهید.

حذف قیمت ها
این کار مرسوم نمی باشد چون حتما یک کالا باید قیمت اولیه ای داشته باشد اما اگر بنابر دلایلی خواستید برای یک کالا قیمت ها را حذف کنید ابتدا کالا را با کلیک بر روی نام کالا در جدول انتخاب کنید تا کد کالا در باکس بنشیند سپس از دکمه استفاده کنید و با کلیک روی آن قیمت کالا حذف می گردد.
توجه کنید اگر برای کالا فاکتوری ثبت کرده باشید دیگر نمی توانید آن کالا یا قیمت های آن را حذف کنید چون این اطلاعات در فاکتور استفاده شده.مگر اینکه کلیه فاکتورهایی که آن کالا در او بوده را حذف کنید که کالا هیچ وابستگی نداشته باشد سپس بیایید و کالا یا قیمت آن را حذف کنید.
تا اینجا تعیین قیمت مربوط به اول دوره بود یعنی زمانی که تازه حسابداری نصب کرده اید یا تازه فروشگاه زده اید.
مواقعی که قیمت تغییر می کند دیگر نیازی نیست که قیمت های اولیه را دستکاری کنیم و نیازی به تغییر نیست. در این حالت با زدن فاکتور خرید و قیمت های جدید هنگام فاکتور زنی تعیین قیمت می کنیم که در فرم فاکتور خرید مفصل توضیح می دهیم.
توجه کنید ثبت قیمت درفرم اول دوره فقط یکبار و موقع شروع حسابداری اتفاق می افتد و دیگر کاری به این فرم نداریم.در صورت تغییر قیمت از روش ها و فرم های دیگر باید اقدام کنید که در آینده مبحث توضیح می دهیم.
از داده های قیمت در فرم فاکتور فروش استفاده می شود

موقع ثبت موجودی اول دوره در این فرم موجودی انبار شارژ می شود.این یکی از راههای بالا بردن موجودی انبار برای آن کالاست. برای افزایش موجودی یک کالا می توانیم از فرم خرید کالا استفاده کنیم و موجودی جدیدی را به کالا در انبار اضافه کنیم.
توجه اگر فروشگاه شما تک انباری باشد که نیاز به کار خاصی نیست و کالا وارد همان تک انبار می شود ولی اگر دو انبار یا بیشتر داشته باشید قبل از تعیین قیمت باید انبار را هم انتخاب کنید و دقیقا به نرم افزار بگویید که این کالایی که انتخاب کرده اید مربوط به کدام انبار می باشد.
در فرم تنظیمات نرم افزار می توانید حالت چند انباری را فعال کنید
در تعیین قیمت فروش کالا دقت کنید چون از آن در فاکتور فروش استفاده می شود اشتباه در ثبت قیمت باعث ضرر می شود.همچنین در شمارش موجودی کالا دقت کنید چون اشتباه در ثبت موجودی بعد ها باعث به هم ریختگی انبار می شود و نمی توانید اشتباهتان را پیدا کنید.
توجه کنید که نرم افزار کالای با موجودی صفر یا منفی را نمی فروشد پس حتما باید کالا در انبار موجودی داشته باشد یا دوباره موجودی این کالا را شارژ کنید.
برای شارژ موجودی کالا بدون فروشنده از همین فرم تعیین قیمت کالا و موجودی اولیه استفاده می شود و کالاهایی که فروشنده دارند هم از فرم فاکتور خرید استفاده می کنیم

ثبت رابطه بین واحد های کالا
در مباحث قبل گفتیم که می توانید برای یک کالا تعداد واحد های بیشتر از یک عدد تعریف کنید مثلا بتوانیم یک کالا را هم به بسته بفروشیم هم به کیلو و هم به عدد .فرض کنید ما مقداری ریشه زنجبیل داریم که هر یک عدد آن ده هزار تومان است از طرفی ما آن را بسته بندی کرده ایم و هر ده تای آن را در پاکت کوچکی قرار داده ایم که هر یک پاکت آن به قیمت 80 هزار تومان می فروشیم
این فروش به اینجا ختم نمی شود و مشتری اگر زیاد بخواهد آن را کیلویی هم می فروشیم مثلا حساب کرد ه ایم که هر 100 عدد آن یک کیلو می شود که در پاکت های جداگانه به فروش میرسانیم از قرار کیلویی 700 هزار تومان.
حال چطوری این واحد ها را تعریف کنیم و چطوری بفروشیم.
برای تعریف واحد ها که در قسمت قبل توضیح دادیم که در فرم ثبت واحد کالا .کد کالا را انتخاب می کنیم و واحد جدید را تعریف کرده و قیمت ها را پر می کنیم و ثبت میزنیم
حالا بزرگترین مساله شناسایی رابطه بین این سه واحد برای حسابداری است .چرا که حسابداری باید بتواند این واحد ها را در مواقع لزوم به هم تبدیل کند و قیمت یکی را بر اساس قیمت دیگری حساب کند.
با این تعریف رابطه می توان کالا را با هر واحدی فروخت
برای این کار وارد فرم تعریف رابطه بین واحد های کالا می شویم و یک رکورد جدید بدین صورت تعریف می کنیم
شکل سنتی درخواست ما اینطوری است که ما باید در حسابداری ثبت کنیم

در حسابداری وارد فرم ثبت کالا می شویم و پس از ثبت اولیه کالا که معمولا اولین واحد را هم همراه با آن تعریف می کنیم.

در قدم دوم با استفاده از گزینه وارد فرم ثبت موجودی اول دوره کالا می شویم و برای واحد اول قیمت ها را پر می کنیم و ثبت می کنیم

در گام سوم از طریق فرم ثبت واحد کالا اقدام به تعریف واحد بسته و کیلو برای کالا می کنیم.

توجه کنید در قسمت تعریف واحد های بیشتر توجه به فیلد تعداد در واحد خیلی مهم است و باید درست پر کنید

پس از اینکه واحد ها را تعریف کردیم در آخرین گام یعنی مرحله چهارم در فرم ثبت رابطه بین واحد ها ،هر سه واحد را رابطه اش با واحد اول تعیین می کنیم.

ابتدا کالا را از لیست انتخاب می کنیم


سپس کد واحد اول را انتخاب می کنیم دقت کنید واحد بزرگتر را در اینجا انتخاب می کنیم مثال می خواهیم رابطه بین بسته و عدد تعریف کنیم واحد اول را بسته و واحد دوم را عدد انتخاب می کنیم سپس در فیلد نرخ تبدیل مقدار 10 وارد می کنیم زیرا همانطور که گفتیم هر بسته حاوی ده عدد زنجبیل بود

بدین ترتیب برای کیلو نیز همین مراحل که برای بسته انجام دادیم تکرار می کنیم
اول کالای زنجبیل را انتخاب می کنیم سپس واحد بزرگتر کیلو انتخاب می کنیم و مرحله سوم واحد کوچکتر را عدد انتخاب می کنیم و در مرحله چهارم نرخ تبدیل را مقدار 100 وارد می کنیم زیرا گفتیم هر بسته یک کیلویی حاوی 100 عدد زنجبیل بود

بدین ترتیب ما می توانیم رابطه بین واحد ها را برای کالا تعریف کنیم .
در صورتی که نتوانستید رابطه بین واحد کالا را تشخیص دهید و نرخ تبدیل را نفهمیدید می توانید از مغازه داران و کسبه با تجربه تر بپرسید و مشورت بگیرید یا به پشتیبانی سایت پیام (تیکت) بزنید
دقت کنید تمامی کسبه که از حسابداری سوفیا استفاده می کنند در یک شبکه با هم ارتباط دارند و شما می توانید به آنها پیام بدهید یا مشورت بگیرید.
یک بار دیگر تاکید می کنیم ثبت کالا 4 مرحله دارد
اول ثبت کالا
دوم ثبت قیمت اول دوره برای کالا در واحد اول
سوم تعریف واحد های بیشتر
چهارم ثبت رابطه بین واحد های اون کالا
در صورتی که کالا فقط یک واحد داشته باشد و تک واحده باشد مراحل سوم و چهارم نمی خواهد.

تعریف گروهی قیمت ها
در حال بروز رسانی...